Sprzedaż mieszkania u notariusza

Sprzedaż mieszkania to istotna decyzja życiowa, wymagająca nie tylko znalezienia odpowiedniego nabywcy, ale i dopełnienia szeregu formalności prawnych. Zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości, w tym sprzedaż mieszkania, powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zaniedbanie tej formy powoduje bezwzględną nieważność umowy. Kancelaria Notarialna Magdaleny Pacuły-Ziemińskiej na Mokotowie specjalizuje się w obsłudze transakcji na rynku nieruchomości w Warszawie.

W dalszej części artykułu omówimy szczegółowo przebieg procedury u notariusza, listę dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego oraz koszty związane ze sprzedażą mieszkania.

Umowa sprzedaży mieszkania: definicja i kluczowe elementy

Umowa sprzedaży mieszkania to jedna z najczęstszych transakcji na rynku nieruchomości. Zgodnie z art. 535 Kodeksu cywilnego, sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność mieszkania i je wydać, a kupujący zobowiązuje się je odebrać i zapłacić cenę. Kluczowe jest, że umowa sprzedaży mieszkania musi mieć formę aktu notarialnego, a niedotrzymanie tego warunku skutkuje nieważnością umowy. Notariusz dokonując czynności spisania aktu notarialnego umowy sprzedaży mieszkania czuwa nad prawidłowością transakcji i zgodnością z prawem.

Niezbędne elementy umowy sprzedaży mieszkania:

Akt notarialny sprzedaży mieszkania musi zawierać:

1. Datę i miejsce zawarcia: Dokładne określenie daty i miejsca sporządzenia aktu.
2. Wskazanie stron umowy: Dane sprzedającego i kupującego (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres) lub dane firmy, jeśli jest stroną umowy.
3. Opis mieszkania: Adres, numer księgi wieczystej, powierzchnia, opis pomieszczeń. W przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, opis tego prawa i numer księgi wieczystej, jeśli została założona.
4. Cenę: Kwota sprzedaży mieszkania i sposób jej zapłaty. W przypadku zapłaty z kredytu, opis procedury wynikającej z umowy kredytu.
5. Oświadczenia stron: Sprzedający oświadcza o prawie do mieszkania i braku obciążeń (chyba, że są one opisane w akcie), a kupujący potwierdza znajomość stanu prawnego i faktycznego mieszkania. Notariusz zamieszcza w akcie oświadczenia wynikające z przepisów szczególnych.
6. Termin wydania: Data przekazania mieszkania kupującemu.
7. Wnioski do księgi wieczystej: Wniosek o wpis nowego właściciela, składany elektronicznie przez notariusza.
8. Koszty: Wyszczególnienie opłat, w tym taksy notarialnej, opłat sądowych i podatków.
9. Podpisy: Złożenie podpisów przez strony i notariusza po odczytaniu aktu.

Dlaczego sprzedaż mieszkania wymaga aktu notarialnego?

Zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości, a więc również umowa sprzedaży mieszkania, bezwzględnie wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Oznacza to, że sprzedaż mieszkania bez udziału notariusza jest po prostu nieważna. Notariusz czuwa nad prawidłowym przebiegiem transakcji, dbając o interesy obu stron. Sporządzenie aktu notarialnego to gwarancja bezpieczeństwa i pewność, że umowa jest zgodna z obowiązującymi przepisami. Co więcej, notariusz w Warszawie czy innym mieście, ma obowiązek złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej.   

Dokumenty do notariusza przy sprzedaży mieszkania?

Przed planowanym terminem zawarcia umowy sprzedaży należy przekazać do Kancelarii Notarialnej, w dogodny dla Państwa sposób, osobiście lub drogą mailową, następujące informacje i dokumenty (kopie albo oryginały):

1. dane osobowe Sprzedającego/Sprzedających oraz Kupującego/Kupujących:
   • imię (jeśli posiadacie Państwo drugie imię to należy je podać) i nazwisko,
   • imiona rodziców,
   • seria, numer i termin ważności dokumentu tożsamości,
   • PESEL,
   • stan cywilny (panna/kawaler, zamężna/żonaty, rozwiedziony/rozwiedziona, wdowiec/wdowa), zaś jeśli Kupujący/Sprzedający pozostają w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy – wypis aktu notarialnego dokumentującego taką umowę majątkową,
   • adres zamieszkania (ewentualnie adres do doręczeń)
   • jeśli w imieniu i na rzecz Kupujących/Sprzedających działa pełnomocnik – wypis aktu notarialnego – pełnomocnictwa wraz z danymi osobowymi pełnomocnika
2. określenie ceny rynkowej,
3. określenie sposobu i terminu/terminów zapłaty ceny (gotówką czy z kredytu; jednorazowo czy w częściach – należy podać ich ilość oraz wysokość poszczególnych części),
4. określenie terminu wydania przedmiotu umowy Kupującemu/Kupującym;
5. podstawa nabycia – np. wypis aktu notarialnego (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny), postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (z klauzulą, że jest ono prawomocne), wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia; UWAGA: jeśli strona Sprzedająca nabyła przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia to poza postanowieniem sądu o stwierdzeniu nabycia spadku/wypisem zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia notariuszowi przedkładamy również podstawę nabycia przez Spadkodawcę
6. numer księgi wieczystej,
7. umowa przedwstępna (jeśli była zawierana np. w formie pisemnej)
8. dokument który w swej treści będzie zawierał informację że przedmiot/przedmioty umowy, nie leży/leżą w strefie, co do której została podjęta przez Radę Gminy uchwała o ustanowieniu obszaru rewitalizacji zastrzegająca prawo pierwokupu na rzecz gminy oraz że nie leżą w Specjalnej Strefie Rewitalizacji (jeśli nieruchomość położona jest w Warszawie to informacje w tej sprawie możecie Państwo znaleźć na stronie Urzędu Miasta);
9. zaświadczenie o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu,
10. zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
11. informację dotyczącą świadectwa charakterystyki energetycznej (czy Sprzedający posiada taki dokument, czy też go nie posiada?)
12. zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, jeśli lokal został nabyty tytułem dziedziczenia i zasiedzenia, a od dnia 01 stycznia 2007 roku również nabyty tytułem między innymi darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności (art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn),
13. jeśli zbywany lokal jest obciążony hipoteką – zaświadczenie wydane przez bank, które określa aktualną wysokość zadłużenia/oświadczenie banku zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,
14. umowa kredytowa – jeśli nabycie lokalu następuje ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
15. zaświadczenie wydane przez bank (w trybie art. 95 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe) w celu ustanowienia na lokalu hipoteki, jeśli hipoteka ma być ustanowiona w akcie notarialnym.

W dniu podpisywania aktu notarialnego należy przedłożyć notariuszowi oryginały dokumentów.

Przebieg transakcji sprzedaży mieszkania u notariusza:

Sprzedaż mieszkania u notariusza to proces, który można podzielić na kilka etapów:

1. Kontakt z kancelarią notarialną: Umawiasz się na spotkanie w Kancelarii Notarialnej Magdaleny Pacuły-Ziemińskiej na Mokotowie w Warszawie. Wstępnie omawiasz szczegóły transakcji i przekazujesz notariuszowinumer księgi wieczystej.
2. Przygotowanie dokumentów: Notariusz weryfikuje stan prawny mieszkania i informuje Cię, jakie dokumenty musisz dostarczyć.
3. Sporządzenie aktu notarialnego: Na podstawie dostarczonych dokumentów notariusz przygotowuje projekt aktu notarialnego umowy sprzedaży mieszkania.
4. Odczytanie i podpisanie aktu notarialnego: W umówionym terminie strony transakcji spotykają się w kancelarii. Notariusz odczytuje treść aktu notarialnego, wyjaśnia ewentualne wątpliwości i upewnia się, że strony rozumieją i akceptują wszystkie postanowienia umowy. Następnie strony składają podpisy pod aktem notarialnym.
5. Płatności i rozliczenia: Płatność dokonywana jest w terminach ustalonych przez strony umowy sprzedaży. W najprostszym przypadku, płatność następuje w momencie podpisania aktu notarialnego – kupujący przekazuje sprzedającemu ustaloną cenę sprzedaży mieszkania, a notariusz pobiera należne opłaty: taksę notarialną, opłaty sądowe oraz podatki. Większe bezpieczeństwo płatności za nieruchomość możliwe jest przy zastosowaniu instytucji depozytu notarialnego.
6. Złożenie wniosku o wpis do księgi wieczystej: Notariusz ma obowiązek złożyć w sądzie wieczystoksięgowym wniosek o wpis nowego właściciela do księgi wieczystej.
7. Wydanie mieszkania: Po dopełnieniu formalności, następuje przekazanie mieszkania nowemu właścicielowi. Zazwyczaj sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, dokumentujący stan lokalu w momencie wydania.

Sprzedaż mieszkania u notariusza – podsumowanie kosztów 2025

Koszty notarialne przy sprzedaży mieszkania (cena aktu notarialnego) obejmują:

• Taksę notarialną czyli wynagrodzenie notariusza omówione poniżej.
• Opłatę sądową za wpis do księgi wieczystej: Stała opłata za wpis własności wynosi 200 zł (zgodnie z ustawą z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
• Opłatę za wypisy aktu notarialnego (omówione poniżej).
• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): Wynosi 2% wartości rynkowej mieszkania i jest pobierany przez notariusza w imieniu Skarbu Państwa.

Uwaga: Od podatku PCC przysługuje zwolnienie w przypadku zakupu pierwszego mieszkania. Przepisy stanowią bowiem, że jeżeli kupującym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne, a żadnej z nich, w dniu zakupu prawa do mieszkania lub domu, nie przysługuje i przed tym dniem nie przysługiwało, żadne z tych praw ani udział w tych prawach. Wyjątek dotyczy osób, które w dniu zawarcia umowy sprzedaży posiadają lub przed tym dniem posiadały udział w takich prawach, ale jego wysokość nie przekracza lub nie przekraczała 50 proc. i został nabyty w drodze dziedziczenia. Prawo do zwolnienia należy zgłosić notariuszowi przed przystapieniem do czynności notarialnych.

Kto ponosi koszty notariusza

W przypadku płatność za podatek PCC ustawa reguluje, że koszty ponosi kupujący. Tak samo jest w przypadku opłaty sądowej, o czym mówią przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Przy transakcji sprzedaży mieszkania często pojawia się jednak pytanie, kto jest zobowiązany do pokrycia kosztów notarialnych. Nie regulują tego przepisy prawa i w tej kwestii panuje zasada swobody umów. Strony same decydują, która z nich poniesie koszty notarialne i w jakiej wysokości.

W praktyce najczęściej spotyka się następujące rozwiązania:

• Koszty ponosi kupujący: Tak bywa najczęściej. W tym przypadku to nabywca mieszkania pokrywa całość kosztów związanych ze sporządzeniem aktu notarialnego.
• Koszty dzielone są po połowie: To również często stosowane rozwiązanie. Strony transakcji mogą uzgodnić, że podzielą się kosztami notarialnymi w równych częściach.
• Koszty ponosi sprzedający: Choć zdarza się to rzadziej, strony mogą również ustalić, że to sprzedający pokryje koszty notarialne.

Ważne: Bez względu na przyjęty przez strony podział kosztów, notariusz uzależnia dokonanie czynności sprzedaży mieszkania od wcześniejszej płatności podatku PCC i opłat sądowych.

Koszt notariusza przy sprzedaży mieszkania 2025

Za sporządzenie aktu notarialnego notariusz pobiera taksę notarialną, której wysokość określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Rozporządzenie) (tekst jednolity zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Sprawiedliwości
z dnia 11 października 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Przy czym w przypadku sprzedaży mieszkania stosuje się połowę stawek określonych w rozporządzeniu, co wynika z par. 6 pkt. 4.

Oto stawki bazowe:

• 100 zł przy wartości mieszkania do 3000 złotych,
• 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy wartości mieszkania powyżej 3000 do 10 000 zł,
• 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 10 000 do 30 000 zł,
• 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 30 000 do 60 000 zł,
• 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
• 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
• 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy wartości mieszkania powyżej 2 000 000 zł.

Przykład: wyliczenie wysokości taksy notarialnej dla mieszkania o wartości 800 000 zł.

Dla wartości przedmiotu czynności notarialnej powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł maksymalna stawka wynosi 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł.

W przypadku umowy sprzedaży mieszkania notariusz może pobrać maksymalnie połowę stawki wynikającej z rozporządzenia, co wynika z par. 6 pkt. 4) rozporządzenia.

Zatem dla mieszkania o wartości 800 000 zł wyliczenie będzie następujące:

• Nadwyżka ponad 60 000 zł: 800 000 zł – 60 000 zł = 740 000 zł
• 0,4% od nadwyżki: 740 000 zł * 0,004 = 2960 zł
• Maksymalna stawka: 1010 zł + 2960 zł = 3970 zł
• Maksymalna stawka dla umowy sprzedaży mieszkania: 3970 / 2 = 1985 zł
• Do kwoty netto taksy notarialnej należy doliczyć podatek od towarów i usług (VAT) według stawki 23%.

Podatek VAT: 1985 * 0,23 = 456,55
Kwota brutto taksy notarialnej: 1985 + 456,55 = 2441,55 zł

Dodatkowo notariusz pobierze opłatę za wypisy. Koszt jednego wypisu to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę. Taksa notarialna obłożona jest 23-procentowym podatkiem VAT.