Sprzedaż mieszkania u notariusza

Sprzedaż mieszkania to istotna decyzja życiowa, wymagająca nie tylko znalezienia odpowiedniego nabywcy, ale i dopełnienia szeregu formalności prawnych. Zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości, w tym sprzedaż mieszkania, powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zaniedbanie tej formy powoduje bezwzględną nieważność umowy. Kancelaria Notarialna Magdaleny Pacuły-Ziemińskiej na Mokotowie specjalizuje się w obsłudze transakcji na rynku nieruchomości w Warszawie.

W dalszej części artykułu omówimy szczegółowo przebieg procedury u notariusza, listę dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego oraz koszty związane ze sprzedażą mieszkania.

Umowa sprzedaży mieszkania: definicja i kluczowe elementy

Umowa sprzedaży mieszkania to jedna z najczęstszych transakcji na rynku nieruchomości. Zgodnie z art. 535 Kodeksu cywilnego, sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność mieszkania i je wydać, a kupujący zobowiązuje się je odebrać i zapłacić cenę. Kluczowe jest, że umowa sprzedaży mieszkania musi mieć formę aktu notarialnego, a niedotrzymanie tego warunku skutkuje nieważnością umowy. Notariusz dokonując czynności spisania aktu notarialnego umowy sprzedaży mieszkania czuwa nad prawidłowością transakcji i zgodnością z prawem.

Niezbędne elementy umowy sprzedaży mieszkania:

Akt notarialny sprzedaży mieszkania musi zawierać:

1. Datę i miejsce zawarcia: Dokładne określenie daty i miejsca sporządzenia aktu.
2. Wskazanie stron umowy: Dane sprzedającego i kupującego (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres) lub dane firmy, jeśli jest stroną umowy.
3. Opis mieszkania: Adres, numer księgi wieczystej, powierzchnia, opis pomieszczeń. W przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, opis tego prawa i numer księgi wieczystej, jeśli została założona.
4. Cenę: Kwota sprzedaży mieszkania i sposób jej zapłaty. W przypadku zapłaty z kredytu, opis procedury wynikającej z umowy kredytu.
5. Oświadczenia stron: Sprzedający oświadcza o prawie do mieszkania i braku obciążeń (chyba, że są one opisane w akcie), a kupujący potwierdza znajomość stanu prawnego i faktycznego mieszkania. Notariusz zamieszcza w akcie oświadczenia wynikające z przepisów szczególnych.
6. Termin wydania: Data przekazania mieszkania kupującemu.
7. Wnioski do księgi wieczystej: Wniosek o wpis nowego właściciela, składany elektronicznie przez notariusza.
8. Koszty: Wyszczególnienie opłat, w tym taksy notarialnej, opłat sądowych i podatków.
9. Podpisy: Złożenie podpisów przez strony i notariusza po odczytaniu aktu.

Dlaczego sprzedaż mieszkania wymaga aktu notarialnego?

Zgodnie z art. 158 Kodeksu cywilnego, umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości, a więc również umowa sprzedaży mieszkania, bezwzględnie wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Oznacza to, że sprzedaż mieszkania bez udziału notariusza jest po prostu nieważna. Notariusz czuwa nad prawidłowym przebiegiem transakcji, dbając o interesy obu stron. Sporządzenie aktu notarialnego to gwarancja bezpieczeństwa i pewność, że umowa jest zgodna z obowiązującymi przepisami. Co więcej, notariusz w Warszawie czy innym mieście, ma obowiązek złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej.   

Dokumenty do notariusza przy sprzedaży mieszkania stanowiącego odrębną nieruchomość

Przed planowanym terminem zawarcia umowy sprzedaży należy przekazać do Kancelarii Notarialnej, w dogodny dla Państwa sposób, osobiście lub drogą mailową, następujące informacje i dokumenty (kopie albo oryginały):

• dane osobowe Sprzedającego/Sprzedających oraz Kupującego/Kupujących:
  • imię (jeśli posiadacie Państwo drugie imię to należy je podać) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • seria, numer i termin ważności dokumentu tożsamości,
  • PESEL,
  • stan cywilny (panna/kawaler, zamężna/żonaty, rozwiedziony/rozwiedziona, wdowiec/wdowa), zaś jeśli Kupujący/Sprzedający pozostają w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy – wypis aktu notarialnego dokumentującego taką umowę majątkową,
  • adres zamieszkania (ewentualnie adres do doręczeń)
  • jeśli w imieniu i na rzecz Kupujących/Sprzedających działa pełnomocnik – wypis aktu notarialnego – pełnomocnictwa wraz z danymi osobowymi pełnomocnika
• określenie ceny rynkowej,
• określenie sposobu i terminu/terminów zapłaty ceny (gotówką czy z kredytu; jednorazowo czy w częściach – należy podać ich ilość oraz wysokość poszczególnych części),
• określenie terminu wydania przedmiotu umowy Kupującemu/Kupującym;
• podstawa nabycia – np. wypis aktu notarialnego (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny), postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (z klauzulą, że jest ono prawomocne), wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia; UWAGA: jeśli strona Sprzedająca nabyła przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia to poza postanowieniem sądu o stwierdzeniu nabycia spadku/wypisem zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia notariuszowi przedkładamy również podstawę nabycia przez Spadkodawcę
• numer księgi wieczystej,
• umowa przedwstępna/rezerwacyjna (itp., itd.), w zwykłej formie pisemnej (w formie aktu notarialnego), jeśli taka umowa była między stronami zawierana,
• dokument który w swej treści będzie zawierał informację że przedmiot/przedmioty umowy, nie leży/leżą w strefie, co do której została podjęta przez Radę Gminy uchwała o ustanowieniu obszaru rewitalizacji zastrzegająca prawo pierwokupu na rzecz gminy oraz że nie leżą w Specjalnej Strefie Rewitalizacji (jeśli nieruchomość położona jest w Warszawie to informacje w tej sprawie możecie Państwo znaleźć na stronie: http://rewitalizacja.um.warszawa.pl/aktualnosci/wyja-nienie-dotycz-ce-prawa-pierwokupu)
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• informację dotyczącą świadectwa charakterystyki energetycznej (czy Sprzedający posiadają taki dokument czy też go nie posiadają)
• zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, jeśli prawo zostało nabyte tytułem dziedziczenia i zasiedzenia (art. 19 ust. 6 i 7 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn),
• jeśli zbywany lokal jest obciążony hipoteką – zaświadczenie wydane przez bank, które określa aktualną wysokość zadłużenia/oświadczenie banku zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,
• umowa kredytowa, jeśli nabycie lokalu następuje ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
• zaświadczenie wydane przez bank (w trybie art. 95 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe) w celu ustanowienia na lokalu hipoteki, jeśli hipoteka ma być ustanowiona w akcie notarialnym

W dniu podpisywania aktu notarialnego należy przedłożyć notariuszowi oryginały dokumentów.

Dokumenty podpisane elektronicznie

W przypadku gdy dostarczane przez Państwa dokumenty (po uzgodnieniu z notariuszem czy dokument w takiej formie może być przedłożony) są podpisane elektronicznie prosimy o informacje w tym zakresie.

W takim przypadku proszę o przesłanie tych dokumentów na maila w taki sposób, aby notariusz mógł zweryfikować podpis/podpisy na dokumencie elektronicznym.

W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt z Kancelarią.

Dokumenty do notariusza przy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego

Przed planowanym terminem zawarcia umowy sprzedaży należy przekazać do Kancelarii Notarialnej (w dogodny dla Państwa sposób: osobiście lub drogą mailową) następujące informacje oraz dokumenty:

• dane osobowe Sprzedającego/Sprzedających oraz Kupującego/Kupujących:
  • imię (jeśli posiadacie Państwo drugie imię to należy je podać) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • seria, numer i termin ważności dokumentu tożsamości
  • PESEL,
  • stan cywilny (panna/kawaler, zamężna/żonaty, rozwiedziony/rozwiedziona, wdowiec/wdowa), zaś jeśli Sprzedający/Kupujący pozostają w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy – wypis aktu notarialnego dokumentującego taką umowę majątkową,
  • adres zamieszkania (adres zameldowania z dowodu osobistego),
  • jeśli w imieniu i na rzecz Kupujących/Sprzedających działa pełnomocnik – wypis aktu notarialnego – pełnomocnictwa wraz z danymi osobowymi pełnomocnika
• określenie ceny rynkowej,
• podstawa nabycia – np. wypis aktu notarialnego (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny), postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (z klauzulą, że jest ono prawomocne), wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, przydział
  UWAGA: jeśli strona Sprzedająca nabyła przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia to poza postanowieniem sądu o stwierdzeniu nabycia spadku/wypisem zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia notariuszowi przedkładamy również podstawę nabycia przez Spadkodawcę
• umowa przedwstępna/rezerwacyjna (itp., itd.), w zwykłej formie pisemnej (w formie aktu notarialnego), jeśli taka umowa była między stronami zawierana,
• zaświadczenie ze Spółdzielni, z którego wynika komu przysługuje prawo do przedmiotowego lokalu
• świadectwo charakterystyki energetycznej/ informację o braku takiego świadectwa,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
• zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, jeśli prawo zostało nabyte tytułem dziedziczenia i zasiedzenia (art. 19 ust. 6 i 7 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn),
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach i podatkach związanych z lokalem,
• umowa kredytowa, jeśli nabycie prawa następuje ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
• zaświadczenie wydane przez bank (w trybie art. 95 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe) w celu ustanowienia na prawie hipoteki, jeśli hipoteka ma być ustanowiona w akcie notarialnym

dodatkowo dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu dla którego prowadzona jest księga wieczysta:

• numer księgi wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów (zawierający klauzulę stwierdzającą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej), w przypadku zakładania księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa
• jeśli zbywane prawo jest obciążone hipoteką – zaświadczenie wydane przez bank, które określa aktualną wysokość zadłużenia lub oświadczenie banku zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki,

W dniu podpisywania aktu notarialnego należy przedłożyć notariuszowi oryginały dokumentów.

Dokumenty podpisane elektronicznie

W przypadku gdy dostarczane przez Państwa dokumenty (po uzgodnieniu z notariuszem czy dokument w takiej formie może być przedłożony) są podpisane elektronicznie prosimy o informacje w tym zakresie.

W takim przypadku proszę o przesłanie tych dokumentów na maila w taki sposób, aby notariusz mógł zweryfikować podpis/podpisy na dokumencie elektronicznym.

W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt z Kancelarią.

Przebieg transakcji sprzedaży mieszkania u notariusza:

Sprzedaż mieszkania u notariusza to proces, który można podzielić na kilka etapów:

1. Kontakt z kancelarią notarialną: Umawiasz się na spotkanie w Kancelarii Notarialnej Magdaleny Pacuły-Ziemińskiej na Mokotowie w Warszawie. Wstępnie omawiasz szczegóły transakcji i przekazujesz notariuszowinumer księgi wieczystej.
2. Przygotowanie dokumentów: Notariusz weryfikuje stan prawny mieszkania i informuje Cię, jakie dokumenty musisz dostarczyć.
3. Sporządzenie aktu notarialnego: Na podstawie dostarczonych dokumentów notariusz przygotowuje projekt aktu notarialnego umowy sprzedaży mieszkania.
4. Odczytanie i podpisanie aktu notarialnego: W umówionym terminie strony transakcji spotykają się w kancelarii. Notariusz odczytuje treść aktu notarialnego, wyjaśnia ewentualne wątpliwości i upewnia się, że strony rozumieją i akceptują wszystkie postanowienia umowy. Następnie strony składają podpisy pod aktem notarialnym.
5. Płatności i rozliczenia: Płatność dokonywana jest w terminach ustalonych przez strony umowy sprzedaży. W najprostszym przypadku, płatność następuje w momencie podpisania aktu notarialnego – kupujący przekazuje sprzedającemu ustaloną cenę sprzedaży mieszkania, a notariusz pobiera należne opłaty: taksę notarialną, opłaty sądowe oraz podatki. Większe bezpieczeństwo płatności za nieruchomość możliwe jest przy zastosowaniu instytucji depozytu notarialnego.
6. Złożenie wniosku o wpis do księgi wieczystej: Notariusz ma obowiązek złożyć w sądzie wieczystoksięgowym wniosek o wpis nowego właściciela do księgi wieczystej.
7. Wydanie mieszkania: Po dopełnieniu formalności, następuje przekazanie mieszkania nowemu właścicielowi. Zazwyczaj sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, dokumentujący stan lokalu w momencie wydania.

Sprzedaż mieszkania u notariusza – podsumowanie kosztów 2025

Koszty notarialne przy sprzedaży mieszkania (cena aktu notarialnego) obejmują:

• Taksę notarialną czyli wynagrodzenie notariusza omówione poniżej.
• Opłatę sądową za wpis do księgi wieczystej: Stała opłata za wpis własności wynosi 200 zł (zgodnie z ustawą z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
• Opłatę za wypisy aktu notarialnego (omówione poniżej).
• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): Wynosi 2% wartości rynkowej mieszkania i jest pobierany przez notariusza w imieniu Skarbu Państwa.

Uwaga: Od podatku PCC przysługuje zwolnienie w przypadku zakupu pierwszego mieszkania. Przepisy stanowią bowiem, że jeżeli kupującym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne, a żadnej z nich, w dniu zakupu prawa do mieszkania lub domu, nie przysługuje i przed tym dniem nie przysługiwało, żadne z tych praw ani udział w tych prawach. Wyjątek dotyczy osób, które w dniu zawarcia umowy sprzedaży posiadają lub przed tym dniem posiadały udział w takich prawach, ale jego wysokość nie przekracza lub nie przekraczała 50 proc. i został nabyty w drodze dziedziczenia. Prawo do zwolnienia należy zgłosić notariuszowi przed przystapieniem do czynności notarialnych.

Kto ponosi koszty notariusza

W przypadku płatność za podatek PCC ustawa reguluje, że koszty ponosi kupujący. Tak samo jest w przypadku opłaty sądowej, o czym mówią przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Przy transakcji sprzedaży mieszkania często pojawia się jednak pytanie, kto jest zobowiązany do pokrycia kosztów notarialnych. Nie regulują tego przepisy prawa i w tej kwestii panuje zasada swobody umów. Strony same decydują, która z nich poniesie koszty notarialne i w jakiej wysokości.

W praktyce najczęściej spotyka się następujące rozwiązania:

• Koszty ponosi kupujący: Tak bywa najczęściej. W tym przypadku to nabywca mieszkania pokrywa całość kosztów związanych ze sporządzeniem aktu notarialnego.
• Koszty dzielone są po połowie: To również często stosowane rozwiązanie. Strony transakcji mogą uzgodnić, że podzielą się kosztami notarialnymi w równych częściach.
• Koszty ponosi sprzedający: Choć zdarza się to rzadziej, strony mogą również ustalić, że to sprzedający pokryje koszty notarialne.

Ważne: Bez względu na przyjęty przez strony podział kosztów, notariusz uzależnia dokonanie czynności sprzedaży mieszkania od wcześniejszej płatności podatku PCC i opłat sądowych.

Koszt notariusza przy sprzedaży mieszkania 2025

Za sporządzenie aktu notarialnego notariusz pobiera taksę notarialną, której wysokość określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Rozporządzenie) (tekst jednolity zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Sprawiedliwości
z dnia 11 października 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Przy czym w przypadku sprzedaży mieszkania stosuje się połowę stawek określonych w rozporządzeniu, co wynika z par. 6 pkt. 4.

Oto stawki bazowe:

• 100 zł przy wartości mieszkania do 3000 złotych,
• 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy wartości mieszkania powyżej 3000 do 10 000 zł,
• 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 10 000 do 30 000 zł,
• 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 30 000 do 60 000 zł,
• 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
• 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy wartości mieszkania powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
• 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy wartości mieszkania powyżej 2 000 000 zł.

Przykład: wyliczenie wysokości taksy notarialnej dla mieszkania o wartości 800 000 zł.

Dla wartości przedmiotu czynności notarialnej powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł maksymalna stawka wynosi 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł.

W przypadku umowy sprzedaży mieszkania notariusz może pobrać maksymalnie połowę stawki wynikającej z rozporządzenia, co wynika z par. 6 pkt. 4) rozporządzenia.

Zatem dla mieszkania o wartości 800 000 zł wyliczenie będzie następujące:

• Nadwyżka ponad 60 000 zł: 800 000 zł – 60 000 zł = 740 000 zł
• 0,4% od nadwyżki: 740 000 zł * 0,004 = 2960 zł
• Maksymalna stawka: 1010 zł + 2960 zł = 3970 zł
• Maksymalna stawka dla umowy sprzedaży mieszkania: 3970 / 2 = 1985 zł
• Do kwoty netto taksy notarialnej należy doliczyć podatek od towarów i usług (VAT) według stawki 23%.

Podatek VAT: 1985 * 0,23 = 456,55
Kwota brutto taksy notarialnej: 1985 + 456,55 = 2441,55 zł

Dodatkowo notariusz pobierze opłatę za wypisy. Koszt jednego wypisu to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę. Taksa notarialna obłożona jest 23-procentowym podatkiem VAT.